金融行业合同电子化解决方案
金融行业概述
1.现有特点
金融与服务行业往往每天都会有很多新的项目需要产生,每个项目都会产生许多文档,合同文件等,而且也会需要不同区域、不同办公室的同事一起协作编辑查阅、审核、审批,没有建立电子化的合同管理系统,使得项目成员们很难从繁杂的纸质文件审核、整理中解放出来。
2.行业需求
金融行业需要一个安全集中的合同管理平台来管理、归档合同文件,在能够轻松实现跨地域、跨部门之间的协同办公的同时,搭建一个安全可靠的网络信息环境,使每个员工都可以在安全、集中的管理平台中规范化、流程化、智能化的利用合同管理系统,快速提高企业工作效率。
金融与服务公司合同管理常见问题?
相对方管理:无法实时查询到相对方的历史履约诚信度及资质信息,无法快速查询与相对方的相关合同
合同创建:缺少合同统一模板,范本质量不高,无法快速选择并使用合同所需条款内容
合同评审:人工评审的方式极易造成疏漏;法务人员未参与线上审核,评审过程难以留存
合同用印:合同用印进度难以跟踪控制,周期往往很长
合同签订:纸质合同打印、快递,成本高、效率慢
合同履行:难以对合同整体履行计划进行掌控,财务人员无法实时掌握合同履行情况
合同利用:合同文本线下存档,无法快速定位查询,合同利用效率不高
合同统计:合同信息难以汇总统计,领导很难全局掌控企业总体合同业务情况
解决方案
相对方管理
◆ 台账可直观查看相对方资质,无论甲方、乙方还是相对方履约情况、历史合作情况都有详细记录;
◆ 在合同起草时,可快速将相对方信息导入至合同信息内;
◆ 在审批过程中,直接展现签约相对方的资信信息,防范交易风险。
合同创建
◆ 根据企业组织架构,对各类合同类型进行多维度的合同模板新建、编辑、维护;
◆ 合同范本只需要在系统中维护一次,在合同发起时自动调用已维护好的合同范本;
◆ 合同知识库可存储不同种类合同相关法律法规等规章制度,帮助用户更好完成合同起草;
◆ 系统可提前设置好合同条款,供用户直接选取调用,可帮助法务人员提高检查效率;
◆ 项目与合同关联,通过项目查看合同,亦能通过合同查看项目,实现快速查看关联关系。
合同审批
◆ 合同修改的痕迹可进行永久留存,逐条显示修改前和修改后内容,有利于领导快速审核;
◆ 流程在线审批,结合邮箱、APP等移动方式,实现随时随地移动办公;
◆ 审批流程可根据业务要求,自动匹配对应的审批流及审批人实现在线审批;
◆ 通过不同的合同金额、合同类型,系统根据预设条件进行流程走向判断;
◆ 随机分配法务管理人员,防止员工间暗箱操作。
合同签订
◆ 线上起草合同代替线下起草,电子合同代替纸质合同,减少公司成本;
◆ 通过线上传递电子合同,减少合同传递成本,提高签订效率;
◆ 系统可实现电子签章认证,从而保证电子签章具有法律效力,系统支持对盖章信息、企业信息进行校验,保障合同
印章真实性。
合同履行
◆ 为了实现自动化办公,减少人工干预,与企业财务系统可进行打通,实现自动记录合同付款情况;
◆ 对接描述:合同系统将合同相关信息传送至企业财务系统,合同数据与财务数据相匹配,当财务系统进行收付款操作时,
自动将收付款信息推送至合同系统内指定合同数据下,进行合同履行反馈记录。
数据安全
修订版管理
◆ 可以很方便的查看文档的新版本以及生产计划有过哪些改动,保留生产过程中的历史数据,避免因使用错 误的版本或数据丢失而造成损失。
◆ 合同权限管理:可根据合同数据的所属人、所属部门及密级进行权限设置;后台权限管理,可对内部合同数据及附件授权情 况整体把控;
◆ 合同数据审计:数据审计记录合同数据整个生命周期的操作历史;
◆ 回收站:可对误删除合同数据及文档进行彻底删除及还原操作;
系统优势
◆ 根据行业场景量身定制,轻松解决多类型合同问题;
◆ 一站式全程电子签署,智能化履行过程管控,数据分析科学决策;
◆ 打造企业合同数据平台,打通相对方管理、法务管理、结算管理等上下游场景,信息联动让合同数据与采购、销售和财务等
数据做到全面对接。
◆ 实现了合同起草、审批、签署、变更、履约、归档、台账等全程电子化管理;结合全程智能履约管控、风险预警、智能分
析,真正做到合同全生命周期管理。